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L'art. 230 del Regolamento consolare del 1866 stabilisce che ogni domanda inoltrata al console, dante origine ad un procedimento, fosse annotata in apposito registro dall'ufficiale cancelliere.
Tale registro, in colonne, doveva contenere:

• Nome, cognome e dimora dell'istante
• Nome, cognome e dimora della parte contro cui l'atto è rivolto
• Oggetto o natura della domanda o dell'atto
• Data in cui fu presentato
• Documenti presentati a corredo
• Provvedimenti emanati dal console
• Data e modo della notificazione
• Provvedimenti ulteriori derivati dalla istanza

Gli incartamenti civili potevano essere reperiti grazie a questo repertorio, che è redatto nelle forme prescritte dai Regolamenti consolari. Oggi tale registro, relativo agli anni 1883-1909, si configura, per quella parte di archivio, come un vero e proprio inventario 'archivistico' corredato da informazioni molto specifiche e dettagliate.