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L'art. 79 del regolamento consolare prescrive che non possano essere rimborsate altre spese di posta se non le incorse per lettere e pieghi di servizio. Pertanto il console è tenuto a inscrivere in apposito registro le lettere in arrivo ed in partenza, indicando la provenienza o la destinazione e la relativa tassa. Un estratto di detto registro, autenticato dal console, viene trasmesso al ministero per gli affari esteri alla fine di ogni trimestre.

Registro

L'art. 113 del Regolamento consolare del 1866 stabilisce la responsabilità del console rispetto alle somme, valori, mercanzie ed effetti mobili che vengono depositati d'ufficio nelle loro cancellerie. Il successivo art. 115 decreta che ogni deposito o ritiro di esso debba essere accertato mediante verbale da inscriversi in apposito registro, nel quale siano indicate le monete, ed i valori od oggetti depositati o ritirati, la provenienza e la causa del deposito.

Il regolamento consolare del 1866 (art. 106) stabilisce che 'gli oggetti e fondi provenienti da successioni consegnati ai consoli dall'autorità locale, o dai mandatari, e quelli eziandio derivanti da successioni di nazionali amministrate e liquidate da essi' siano considerati come depositi, e come tali custoditi nella cancelleria del consolato. L'art. 113 stabilisce conseguentemente la responsabilità dei consoli delle somme, valori, mercanzie ed effetti mobili che provengono da successioni di nazionali, da inscrivere in apposito registro (art. 115)

L'apposito registro, da istituire in tutti i consolati è descritto nell'art. 111:
'un registro, munito di indice alfabetico, per la contabilità delle successioni da essi amministrate o liquidate. Gli incassi e le spese riflettenti le singole successioni' - recita l'articolo - 'saranno inscritte in apposite colonne, ed ogni successione avrà un numero progressivo'. I documenti e le rispettive corrispondenze, raccolte nei fascicoli della serie 'Successioni', dovevano portare in coperta il nome del defunto e il numero della successione.